Produktiver arbeiten. Tipp #3: Aufgaben planen

von Sebastian Klammer am Februar 27, 2012

In dieser Serie von Tipps werde ich versuchen, so regelmäßig wie möglich die besten Ratschläge aus dem Web zusammenzutragen, die die Verbesserung der eigenen Produktivität und die bessere Nutzung der eigenen Zeit zum Inhalt haben. Diesmal…

Tipp #3: Aufgaben planen

Die Übersicht darüber zu behalten, welche Aufgaben man zu erledigen hat und wo man in welchem Projekt steht, ist essentiell, um effektiv und dennoch in Ruhe arbeiten zu können. Andernfalls werden einem ständig kleine Dinge einfallen, die man ja noch zu tun hatte – oder man wird von ständigen Zweifeln geplagt, ob man wirklich alles erledigt hat. Die Kontrolle über die eigene Zeit zu behalten ist wichtig für das eigene Business – doch nicht immer leicht zu erreichen. Besonders dann, wenn von unterschiedlichsten Seiten immer neue Aufgaben herein kommen. Ein wichtiges Werkzeug für die Sicherstellung dieser Kontrolle ist deshalb eine Aufgabenliste, und deren konsequente Führung.

Was sich in der Theorie einfach anhört, ist das in der Praxis oft ganz und gar nicht, denn die Aufgaben, die zu erledigen sind, können ganz unterschiedlich aussehen. Zum Beispiel:

– Ein Kunde meldet einen Bug bei einer Website, die man vor Kurzem gelauncht hat,
– Man hat eine super coole Idee für ein neues Design, auf dem Weg zum Supermarkt,
– Man will eine neue CSS-Technik ausprobieren, die man in einem Artikel gefunden hat,
– Ein Kunde hat die Freigabe für ein Website Design gegeben, das jetzt umgesetzt werden muss,
– Ein anderer Kunde ist sauer, weil er mit dem Design unzufrieden ist. Nun muss es geändert werden,
– Man muss ein Päckchen von der Post holen, auf das man dringend gewartet hat.

All diese Aufgaben müssen erledigt werden, aber die Dinge, die man dafür braucht, sind an den unterschiedlichsten Orten verteilt – und nicht immer dort, wo man sich gerade befindet. Zum Beispiel: Man muss zur Post. Aber wo ist der Abholschein?

Ohne definitive Aufgabenliste gibt es nur einen Ort, an dem wir all diese Informationen speichern: unseren Kopf. Das Dumme ist nur, dass wir vergesslich sind. Wir sind nicht in der Lage, uns all zu viele Details zu merken. Da wir das wissen, fangen wir an zu zweifeln und fragen uns ständig, ob wir etwas vergessen haben. Oder noch schlimmer: Unser Unterbewusstsein erinnert uns ständig an alles, was wir zu tun haben und so gehen wir unsere Aufgaben mental immer wieder durch… wieder und wieder.

Dabei ist die Lösung vergleichsweise einfach: Aufschreiben. Führen Sie eine zentrale Liste mit allen Dingen, die Sie zu tun haben. Wenn Sie den Abholschein erhalten, erstellen Sie eine Aufgabe „Paket abholen“ – und schreiben Sie dazu, wo Sie den Abholschein hinlegen. Wenn Sie in einem Meeting sind und nebenbei Aufgaben notieren, dann vergraben Sie sie nicht in Ihrem Notizbuch. Fügen Sie sie Ihrer Aufgabenliste hinzu. Diese können Sie dann einmal am Tag durchgehen, als Teil Ihrer täglichen Routine.

Für die Verwaltung einer Aufgabenliste gibt es viele Möglichkeiten und viele Apps. Nachdem ich eine ganze Zeit lang das hervorragende THINGS verwendet habe, bin ich jetzt umgestiegen – auf WUNDERLIST. Macht im Prinzip dasselbe, sieht auch fast genau so aus, hat aber einen Vorteil. Während es THINGS nur für Mac und iPhone (iPad) gibt, kann man die Wunderlist nahezu überall nutzen – am Desktop unter Mac und Windows, auf iPhone und iPad und unter Android. Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und zwischen allen Apps synchronisiert. Das hat den Vorteil, dass man sich z.B. im Supermarkt etwas notieren kann und diese Aufgabe am Desktop aufgeführt wird – dann, wenn man sie auch erledigen kann.

wunderlist

Von den Machern der Wunderlist gibt es übrigens auch ein Pendant für Teams – das Wunderkit. Hier kann man nicht nur Aufgabenlisten für sich selbst erstellen, sondern gleich für ganze Teams. Man kann Aufgaben an andere vergeben oder andere Personen in eigene Projekte einladen. Außerdem bietet Wunderkit einen zentralen Ort zur Verwaltung von Notizen und Dokumenten.

Eine zentrale Aufgabenliste zu führen, bringt vor allem Ruhe und macht damit automatisch effektiver. Denn so verbringt man deutlich weniger Zeit damit, Emails oder Notizen zu durchforsten, um nachzusehen, was man möglicherweise vergessen hat.

Ein Kommentar

Mhhh. ich bin echt noch am berlegen ob ich Clear mal teetsn soll. Derzeit verwende ich Wunderlist und bin damit zufrieden. Allerdings berzeugt die Optik von Clear doch sehr

by Iffah on 9. März 2013 at 06:31. Antworten #

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